مرکز تماس سیمیا(سانترال هوشمند) محصولی است هوشمند و توانا که با استانداردهای سخت افزارهای شناخته شده و استاندارد جهانی در این زمینه مطابقت کامل دارد. این محصول می تواند توجه مراکز تلفنی مانند فرودگاهها،آتش نشانی ،مراکز اورژانس ،آژانسهای هواپیمایی و مراکز اطلاعات تلفنی مانند 125 ، 118 ، 119 و 1333… همچنین ارگانهای دولتیو شرکت های خصوصی را جلب نماید. این محصول توسط شرکت سیمیا سیستم طراحی و پیاده سازی شده است.

 برخی از قابلیتهای مهم برای آشنایی با مرکز تماس سیمیا عبارتند از :

بارگذاري آسان انواع پيام هاي اعلان:

شما توسط برنامه اي کاربر پسند مي توانيد انواع صداهاي دلخواه را براي گزينه هاي مختلف سيستم بر روي سرورمرکز تماس به صورت آنلاين بارگزاري نمائيد.

قابليت ارائه خطوط داخلي به صورت نامحدود و در نظر گرفتن شماره داخلي جهت هر کاربر:

مرکز تماس سيميا قابليت پشتيباني از بينهايت خطوط داخلي به شکل نرم افزاري و سخت افزاري را دارا مي باشد. شما به وسيله اين قابليت مي توانيد براي هر شخص يک شماره داخلي اختصاص داده و زماني که کاربر تغيير مکان دهد ديگر نياز به تغيير کابل شبکه نداشته و فقط شماره داخلي جايگزين مي گردد.

در اين سيستم آمار و گزارش گيري به گونه اي طراحي گرديده که مديرمربوطه مي تواند به صورت تمام وقت از آن بهره برداري نمايد:

آمار و گزارش گيري در اين مرکز تماس شامل جزئيات تماس هاي ورودي جهت هر شخص بوده و براي هر درگاه ورودي خط شهري تعريف گرديده است. همچنين گزارشگيري به شکل اعداد و ارقام، گرافيکي و نموداري نمايش داده مي شود.

ايجاد صندوق پيام صوتي جهت هر کاربر زماني که در اتاق خود حضور نداشته باشد:

اين قابليت مرکز تماس هوشمند سيميا با دانش و مهارت کارشناسان شرکت به گونه اي طراحي گرديده تا زماني که کاربر در دسترس نمي باشد تماس گيرنده بتواند پيغام خود را در سيستم ذخيره نموده و سيستم اين پيغام را براي او، پست الکترونيک نمايد. همچنين کاربر مربوطه مي تواند از خارج يا داخل سايت با وارد کردن کدي وارد سيستم پيام صوتی خود شده و با امنيت بالا پيغام ذخيره شده را شنيده و يا حذف نمايد.

ايجاد صندوق انتقادات و پيشنهادات به صورت الکترونيکي:

مدير سيستم مي تواند صندوق دريافت پيام ، انتقادات و پيشنهادات را به شکلي ويرايش نمايد تا هر مشترکي که با سيستم تماس گرفته و بخواهد انتقاد، پيشنهاد و يا پيامي بگذارد به صورتي آسان وارد اين صندوق الکترونيکي شده و پيام خود را ذخيره نمايد. سيستم اين پيام را به انضمام شماره تماس گيرنده و زمان تماس به مدير معرفي شده در سيستم ارسال مي نمايد.

دريافت، توزيع و ذخيره نمابرها در پست الکترونيک در نظر گرفته شده در سيستم به صورت PDF:

يکي ديگر از قابليت هاي نرم افزار مرکز تماس سيميا دارا بودن فکس سرور کاملاً ديجيتال مي باشد که به بهره بردار اين امکان را مي دهد تا با ايجاد نمابرهاي مجازي متعدد بر روي سيستم، تمامي نمابرهاي ارسالي را بدون بوق اشغال دريافت و تبديل به PDF نموده و چهت رؤيت کاربر داراي مجوز ارسال نموده و يا پست الکترونيک نمايد. جهت ارسال دورنگار نياز به دستگاه نمي باشد و بهره بردار مي تواند به وسيله بستر شبکه دورنگار خود را ارسال نمايد.

قابليت تنظيم ليست سياه براي مزاحمين تلفني:

کارشناسان شرکت سيميا سيستم با مطالعه و بررسي مراکز تلفني معتبر بين المللي و با تکيه بر استانداردهاي جهاني، قابليت شاخصي را به اين مرکز تماس افزوده اند که مدير سيستم مي تواند شماره تماس گيرنده فرد مزاحم را در آن ثبت کرده تا ديگر نتواند با سيستم تماس بگيرد.

سرور مرکز تماس سيميا قابليت پشتيباني از خطوط مخابراتي رايج همچون

E1,T1,FXO را دارا می باشد:

درگاه ورودي خطوط شهري در نرم افزار مرکز تماس سيميا قابليت پشتيباني از انواع خطوط استاندارد و رايج رادارا میباشد.

سيستم مذکور داراي ضبط مکالمات خطوط داخلي و خارجي بدون نياز به برنامه اي اضافي مي باشد:

از جمله قابليت هاي مهم و کليدي اين نرم افزار، توانايي ضبط مکالمه بوده که به بهره بردار اين امکان را مي دهد که با انتخاب گزينه براي داخلي مورد نظر مکالمات انجام شده را ضبط و حتي مي توان به شکلي تنظيم نمود که مکالمات بيروني و يا مکالمات ورودي را ذخيره نمايد. همچنين در سيستم گزارش گيري اطلاعات مربوط به صداي ضبط شده با درج تاريخ، ساعت، شماره تماس گيرنده، شماره داخلي و دانلود فايل از روي سرور امکان پذير مي باشد.

داراي منشي ديجيتال(IVR) چند لايه:

يکي از قابليت هاي مهمي که در مراکز تماس پيشرفته قابل ذکر مي باشد منشي ديجيتال و هوشمند است. هم اکنون اين نرم افزار داراي منشي ديجيتال چند لايه مي باشد که به بهره بردار اين امکان را مي دهد که براي هر مقصدي در سازمان خود يک شماره براي تسريع در روند شماره گيري تماس گيرنده اختصاص دهد.

محيط برنامه وکنترل تنظيمات مرکز تماس سيميا به شکل Web Base مي باشد:

به علت عدم نياز جهت نصب برنامه هاي جانبي بر روي سيستم هاي کنترل کننده مرکز تماس و تنظيمات، اين نرم افزار به صورتي مي باشد که بهره بردار مي تواند کليه نظارت و تنظيمات مربوطه را از انواع برنامه هاي نرم افزاري که Web را پشتيباني مي کند استفاده نمايد و همچنين با امنيت بالايي که براي آن در نظر گرفته شده فقط چند کاربر که مجوز دسترسي به سيستم را دارند مي توانند از آن بهره برداري نمايند.

قابليت اتصال چندين مرکز تماس با يکديگر از طريق Networking Ip:

اين قابليت مي تواند در مراکز تماسي که حجم ترافيک آن نسبت به خطوط ورودي و داخلي هاي موجود زياد مي باشد به کار گرفته شود که به بهره بردار اين امکان را مي دهد که در آن مرکز تماس 2 سرور راه اندازي نمايد که بار ترافيکي را بين اين 2 سرور تقسيم نمايد و همچنين در هنگامي که يک سرور به هر علتي از مدار خارج مي شود سرور دوم به صورت آنلاين وارد مدار شده و مرکز تماس عملکرد جاري خود را ادامه مي دهد.

محصول مرکز تماس سيميا به علت نصب بر روي لينوکس داراي ضريب اطمينان بالا مي باشد:

در حال حاضر در سازمان ها و ارگان هاي داخلي امنيت اطلاعات و داده ها از اهميت بالايي برخوردار مي باشد. اين شرکت سيستم عامل لينوکس را براي اين امر انتخاب نموده که به علت متن باز بودن آن مي تواند تغييرات زيرساختي و امنيتي بر روي آن اعمال نمود تا از ورود اشخاص سودجو به سيستم جلوگيري شود.

قابليت صف انتظار پيشرفته جهت خطوط ورودي به سيستم:

اين قابليت براي مراکزي کاربرد دارد که تعدادي کاربر جهت پاسخگويي براي خطوط در نظر گرفته شده است. صف انتظارمرکز تماس هنگامي که مشترک از بيرون تماس گرفته خطوط را بين کاربران پاسخگو به صورت عادلانه تقسيم نموده و شماره صف را به مشترک اعلام مي کند و حتي مي شود به شکلي صف انتظار را تنظيم نمود که به دو سايت مختلف خطوط را تقسيم نمايد.

داراي سيستم کنفرانس داخلي و خطوط بيروني به صورت نامحدود:

بهره بردار از اين قابليت مي تواند براي کنفرانس بين خطوط داخلي و خطوط زنگ خور استفاده نمايد. با تنظيمات اين قابليت مي توان به صورت هوشمندانه براي کنفرانس شماره اي را اختصاص داد که مشترکي که از بيرون تماس گرفته با گرفتن اين شماره وارد کنفرانس شده و رمز عبور را وارد نموده و به شکلي آسان وارد کنفرانس شود. همچنين مي توان جهت هر کنفرانس يک مدير در نظر گرفت و سيستم نام کساني که کنفرانس را ترک مي کنند بازگو مي نمايد.

پشتيباني از تماس تصويري در داخل بستر شبکه:

شما توسط اين قابليت مي توانيد از تلفن هاي رو ميزي تحت شبکه و نرم افزارهاي تلفني تحت شبکه که تماس تصويری را پشتيباني مي کنند در داخل بستر شبکه خود تماس تصويري برقرار نمائيد.

داراي ايميل سرور و تنظيمات مربوطه و يکپارچه شدن با برنامه MS Outlook:

با اين قابليت مهم مي توان تمامي ايميل هايي که توسط مرکز تماس ارسال خواهد شد دريافت نموده و اين توانايي رانيز دارد که با نرم افزار Outlook نيز متصل شود.

داراي برنامه کاري و اعلام آن از طريق صدا به کاربر استفاده کننده در زمان ارائه شده به سيستم:

اين قابليت براي مديران و کاربران استفاده کننده از اين سيستم امري اجتناب ناپذير مي باشد که به وسيله آن مي توانند مانند يک منشي ديجيتال وقت جلسه، ملاقات و … را تنظيم نموده و سيستم به صورت اتوماتيک در تاريخ و زمان تعيين شده با داخلي شما تماس گرفته و آن وقت را يادآوري مي نمايد.

کنترل و مانيتورينگ عملکرد کاربران توسط سوپروايزر به صورت On Line:

بهره بردار مي تواند تمامي کاربرها و خطوط ورودي را مشاهده و نحوه عملکرد را به صورت آنلاين و بدون وقفه در نظر گرفته و مديريت خطوط را بر عهده گيرد.

تخصيص مجوز دسترسي به قابليت هاي سيستم با ايجاد کاربر و گروه کاري:

مدير سيستم مرکز تماس مي تواند براي کاربران استفاده کننده از اين سيستم به تعداد نا محدودي کلمه و رمز عبور تخصيص و هر کاربر را با ايجاد گروه کاري که مجوز ورود به قسمت هاي مختلف سيستم را دارند در نظر گيرد.

کنترل کامل سرور مرکز تماس سيميا از راه دور:

مرکز تماس سيميا با بهره گيري از آخرين تکنولوژي و متدلوژي هاي تحت شبکه تهيه گرديده که به بهره بردار اين امکان را مي دهد که مرکز تماس را از راه دور و خارج از سايت کنترل نموده، گزارش و آمارگيري را نيز داشته باشد.

شونود مکالمات به صورت آنلاين بين خطوط داخلي و شهري:

سوپروايزر اين سيستم مي تواند با وارد کردن کدي تمامي مکالمات انجام شده بين خطوط داخلي و بيروني را شونودنمايد.

قابلیت اتصال و تبادل اطلاعات بین برنامه های گوناگون از جمله (CRM):

کارشناسان مجرب ما میتوانند برنامه مرکز تماس را به صورتی سفارشی نمایند که طبق نظر بهرهبردار به برنامه های گوناگون امور مشتریان اتصال و تبادل اطلاعات پیدا نماید.مرکز تماس ویپ یا به طور کلی کال‌سنتر به محل یا سیستمی گفته می‌شود که تعدادی اپراتور به صورت دائمی با مدیریت حجم زیادی از تماس‌های ورودی یا خروجی در حال پاسخگویی به مشتریان هستند. مرکز تماس ویپ از یک سیستم تلفن تحت‌شبکه هوشمند برای مدیریت تماس‌ها استفاده می‌کند. معمولا شرکت‌هایی که در حوزه فروش تجهیزات و محصولات، شرکت‌های ارائه دهنده خدمات یا شرکت‌های بازاریابی تلفنی که دارای حجم تماس‌ زیادی هستند از خدمات مرکز تماس VOIP استفاده می‌کنند.

نکته مهمی که در این مورد باید به آن توجه داشته باشید این است که یک کال‌سنتر می‌تواند بخشی از شرکت شما باشد که اپراتور‌ها در آن‌ها مشغول پاسخگویی هستند و یا در صورتی که تصمیم به استفاده موقت از این خدمات را داشته و یا مکان مناسبی برای کالسنتر درون سازمانی ندارید، امکان استفاده از خدمات برون‌ سپاری مرکز تماس ویپ نیز بهواسطه برخی از شرکت‌ها امکانپذیر است.

در سال‌های اخیر علاوه بر اینکه شرکت‌های فروش محصولات و خدمات به سمت استفاده از مزایای مرکز تماس ویپ روی آورده‌اند، شرکت‌هایی نیز با وجود تقاضای زیاد، شروع به فعالیت به عنوان مرکز ارائه دهنده خدمات مرکز تماس روی آوردند. در واقع کسب‌و‌کارهایی که امکان داشتن مرکز تماس را در محل شرکت خود ندارند یا تصمیم به استفاده از این خدمات در یک زمان موقت دارند خدمات خود را برون‌سپاری کرده و با شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ویپ همکاری می‌کنند.

اهمیت استفاده از مرکز تماس VOIP در کسب‌و‌کارهای کوچک و بزرگ

سال‌ها پیش که تکنولوژی‌های ارتباطی مثل امروز پیشرفت و توسعه نداشتند، ارتباطات تلفنی بر روی بستر آنالوگ بود و کمتر نام مرکز‌ تماس VOIP یا کال سنتر را می‌شنیدیم. همانطور که امروز سیستم‌های IPTV بسیار مورد استقبال عموم قرار گرفته‌اند، سیستم‌های ارتباطی نوین نیز که بر پایه IP هستند نیز مورد توجه کسب‌و‌کارها قرار گرفته‌اند. اگر بخواهیم مرکز تماس ویپ را خیلی کوتاه توصیف کنیم، در واقع به بخشی از شرکت که دارای تعدادی اپراتور جهت پاسخگویی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی به کمک سیستم تلفنی VOIP می‌باشد، گفته می‌شود.

ارتباطات تلفنی در کسب‌و‎‌کارهای امروزی یک روش ارتباطی بسیار موثر و ساده جهت برقراری ارتباط و تعامل با مشتریان جهت فروش خدمات و محصولات شرکت‌ها محسوب می‌شود. مثلا اگر شرکتی در حوزه ارائه محصولات نرم‌افزاری فعالیت دارد، بدیهی است که در پی فروش خدمات، پشتیبانی محصول وجود دارد و به مرور زمان، افزایش پشتیبانی محصول نیز بیشتر خواهد شد. در این شرایط با وجود حجم تماس زیاد نیاز به استفاده از مرکز تماس ویپ احساس می‌شود که بر اساس تصمیمات مدیران شرکت امکان استقرار کال سنتر در محل شرکت با به صورت برون‌سپاری وجود خواهد داشت.

مزایای استفاده از مرکز تماس ویپ برای کسب‌و‌کارهای کوچک تا بزرگ

افزایش سرعت پاسخگویی

همانطور که پیشتر گفته شد مرکز تماس وظیفه ارائه پاسخگویی به حجم زیادی از تماس ورودی یا برقراری تماس خروجی را به عهده دارد. بنابراین با وجود این امکان میزان سرعت در پاسخگویی به مشتریان در این سیستم ارتباطی بالا است و افراد تماس گیرنده زمان کمتری را در صف تماس در انتظار مکالمه با اپراتور می‌مانند. هر چقدر زمان انتظار برای فرد افراد کمتر شود، رضایتمندی آن‌ها نسب به نحوه ارائه خدمات نیز افزایش پیدا می‌کند. مرکز تماس ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید زمان انتظار را برای مشتریان خود کاهش و کیفیت و سرعت پاسخگویی را افزایش دهید.

امکان شیفت‌بندی اپراتورهای مرکز تماس

بسیاری از کال سنترها به صورت ۲۴ ساعته در حال پاسخگویی به مشتریان خود هستند. به عنوان مثال مرکز تماس همراه اول، مرکز تماس ایرانسل و به صورت کلی شرکت‌های اینچنینی که خدمات ارائه می‌دهند. این مراکز تماس هر ۸ ساعت شیفت را تغییر می‌دهند تا نیروی تازه نفس جایگزین نیروهای شیفت قبلی شود. اپراتورهای هر شیفت از یک کامپیوتر و تلفن مشارکتی استفاده می‌کنند. با این تفاوت که کاربران برای ورود به پنل کاربری خود از نام کاربری شخصی خوداستفاده می‌کنند که در نهایت اطلاعات عملکرد، حضور، غیاب و زمان استراحت آن‌ها به صورت تفکیک شده ثبت خواهدشد.

افزایش بهره‌وری در فروش و خدمات

مرکز تماس ویپ به دلیل اینکه توانایی پشتیبانی از حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی را دارد، باعث افزایش فروش و افزایش کیفیت ارائه خدمات و پشتیبانی در شرکت یا سازمان شما می‌شود. زمانی که بتوانید به حجم زیادی از تماس‌های ورودی برای فروش محصولات خود پاسخ دهید، سرنخ‌های بیشتری برای کسب‌و‌کار شما ایجاد شده و فروش شما افزایش میابد. همچنین زمانی که بتوانید در کمترین زمان ممکن پشتیبان مشتریان خود باشید، باعث افزایش سطح کیفیت پاسخگویی و در نهایت افزایش رضایتمند مشتریانتان می‌شود.

نظارت بر عملکرد اپراتورها به کمک مرکز تماس

یکی از مهم‌ترین مواردی که در راه اندازی مرکز تماس به آن توجه می‌شود، امکان نظارت و تهیه گزارش بر اساس عملکرد اپراتورهای مرکز تماس VOIP است. به طور مثال کال سنترهایی که به صورت شیفتی فعالیت دارند، برای ثبت اطلاعات حضور غیاب، استراحت، میزان مکالمه و … نیاز اساسی به سیستمی جهت بررسی و نظارت بر عملکرد اپراتورها دارند.برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها نیز حقوق اپراتورها را بر اساس عملکرد یا بر اساس دقیقه پرداخت می‌کنند که مرکز تماس ویپ می‌تواند مزیتی برای اینگونه کسب‌و‌کارها باشد.

بازاریابی تلفنی با استفاده از مرکز تماس VOIP

در سال‌های اخیر بازاریابی تلفنی بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. به نوعی که شرکت‌هایی به وجود آمدند تا بتوانند این نیاز را برای شرکت‌های دیگر به صورت پروژه‌ای پشتیبانی کنند. برخی از کسب‌و‌کارها در برهه‌ای از زمان تصمیم می‌گیرند برای محصولی خاص بازاریابی تلفنی کنند و محصولات خود را از طریق تماس با یک دسته شماره تلفن معرفی کنند. مرکز تماس VOIP می‌تواند به صورت درون سازمانی یا به صورت برون‌سپاری به اینگونه کسب‌و‎‌کارها کمک کند تا فروش خود را افزایش دهند.

انواع مرکز تماس ویپ

مرکز تماس تحت شبکه یا ویپ درون سازمانی

همانطور که از نام این مرکز تماس مشخص است این سیستم درون شرکت مستقر می‌‌شود و تمام مدیریت از طریق سرورهای درون سازمانی صورت می‌گیرد. مرکز تماس ویپ درون سازمانی طوری طراحی می‌شود که سرورها و تمام تجهیزات درون شرکت هستند. همچنین اپراتورها نیز در محل شرکت برای پاسخگویی حضور خواهند داشت. امنیت بالا و دسترسی آسان از مزایا و هزینه استقرار و نگهداری از معایب این روش استفاده از کال سنتر است.

مرکز تماس برون سازمانی (برون‌سپاری مرکز تماس)

ممکن است شرکتی در یک برهه از زمان فعالیت خود یا به صورت منظم تصمیم به استفاده موقت از خدمات مرکز تماس بگیرد. در این شرایط داشتن یک مرکز تماس درون‌سازمانی ممکن است برای این کسب‌و‌کار توجیه مالی نداشته باشد یا فضای مناسبی برای استقرار وجود نداشته باشد. در شرایطی دیگر ممکن است شرکتی به دلیل کاهش هزینه‌های داخلی ارائه پشتیبانی، پاسخگویی یا بازاریابی تلفنی را به شرکتی دیگر واگذار کند. در این شرایط یک شرکتی که تخصص در مرکز تماس دارد امکان ارائه خدمات به اینگونه کسب‌و‌کارها را خواهد داشت. در واقع این کسب‌و‌کار ارتباطات تلفنی خود را برون‌سپاری کرده است.

مرکز تماس ویپ ابری

سومین روش استفاده از مرکز تماس ویپ به صورت مجازی یا ابری است. مرکز تماس ابری در واقع مشابه مرکز تماس محلی یا درون سازمانی است با این تفاوت که تمام تجهیزات و سرورها در یک شرکت دیگر مستقر است و شما صرفا از خدمات آن به صورت اشتراکی استفاده می‌کنید.

مرکز تماس سیمیا از چه Ip Phone و سخت افزارهایی پشتیبانی میکند؟

از تلفنهای تحت شبکه Yealink و کلیه سخت افزارهای موجود در بازارهای جهانی. مانند Openvox

مرکز تماس VOIP راهکاری برای ارتباطات تلفنی حساس کسب‌و‌کار شما

احتمالا شما کسب‌و‌کاری با میزان حجم تماس‌های ورودی  و خروجی زیادی دارید که به دنبال اطلاعاتی در مورد مرکز تماس تحت شبکه یا ویپ می‌گردید. بدون شک داشتن یک مرکز تماس حرفه‌ای می‌تواند کمک بزرگی به افزایش فروش و پیشرفت سازمانی شما کند. افزایش رضایتمندی مشتریان، بررسی دقیق عملکرد اپراتورها و افزایش سرعت پاسخگویی عواملی هستند که شما را در مسیر پیشرفت و افزایش درآمد سازمان قرار می‌دهند.

انتخاب نوع مرکز تماس ویپ، بر اساس نیازمندی و بودجه سازمان شما صورت می‌گیرد. ممکن است شما بودجه کافی برای پیاده‌سازی مرکز تماس داشته باشید اما نیاز شما به این خدمات موقت باشد، بنابراین می‌توانید از روش برون‌سپاری مرکز تماس یا مرکز تماس ابری استفاده کنید. اگر تصمیم به استفاده از هر کدام از روش‌های این سیستم ارتباطی دارید اما هنوز نتوانسته‌اید تصمیم درستی بگیرید می‌توانید با هر یک از شماره‌های درج شده در وبسایت سیمیا سیستم تماس گرفته و از مشاوره رایگان و تخصصی کارشناسان سیمیا بهره‌مند شوید.