اتوماسیون امداد بر پایه آخرین فناوریهای رایانه ای روز دنیا توسط کارشناسان سیمیا سیستم طراحی و پیاده سازی شده که کلیه نیازمندیهای یک مرکز حساس و مهمی همچون مراکز اورژانس را تامین می نماید.
فهرست مطالب
قابلیتهای کلیدی اتوماسیون سیمیا
کلیه سیستم و زیر سیستمی که یک مرکز اورژانس(115)نیازمند میباشد در سه برنامه خلاصه گردیده که نیاز به نصب برنامه های اضافی نداشته و موجب کند شدن سیستم نمیگردد.سیستم امداد توسط کارشناسان ما به شکلی طراحی گردیده که میتوان آن را برای مراکز اورژانس کوچک و بزرگ راه اندازی نمود.
این سیستم به شکلی بسیار هوشمند طراحی گردیده که میتواند بدون نصب برنامه جانبی بر روی ایستگاه کاری، شماره تماس گیرنده و آدرس را بر روی برنامه نمایش داده و به صورت مستقیم ذخیره نماید.با خواندن ماموریت برای پایگاه مربوطه اورژانس توسط اپراتور، مرکز بیسیم از مشخصات آن ماموریت برای آن پایگاه یک دورنما دیجیتال ارسال میگردد که در صورت مفهوم نبودن پیام، پایگاه مربوطه از طریق دورنما دیجیتال آن ماموریت را دریافت مینماید.
برنامه ای که بر روی ایستگاه کاری نصب میگردد بسیار سبک و سریع میباشد و همچنین کاربر میتواند رنگ مورد نظر و پوسته دلخواه خود را تنظیم نماید . بدون نصب برنامه اضافی میتوان از طریق محیط اینترنت در هر کجای موقعیت جغرافییایی که باشید به صورت Online از برنامه گزارش گیری نمایید.
البته با امنیت بسیار بالا و محیطی کاربرپسند. کلیه صداهای ورودی و خروجی تماس گیرنده ضبط شده و به پرونده بیمار اضافه میگردد که جهت گزارش گیری از سیستم صداهای Analog وDigital به پرونده مربوطه پیوست شده و میتوانید با مشاهده پرونده صداها را گوش نمایید.
بانک اطلاعاتی سیستم امداد Oracle بوده و به شکلی توسط کارشناسان این شرکت تنظیم شده که به صورت Online میتواند اطلاعات خود را بر روی سرورهای دیگر ذخیره نماید.برای اتصال به سرور مرکزی محدودیت کاربر وجود ندارد و تا بینهایت ایستگاه کاری میشود به سرور امداد متصل نمود.زبان برنامه نویسی سیستم امداد JAVA میباشد. سیستم اتوماسیون امداد با سیستم مرکز تماس سیمیا یکپارچه شده که محیطی کاربر پسند با قابلیتهای بالا را دارد.
نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب سیمیا، نرم‌افزاری برای ساماندهی مکاتبات اداری،اسناد، فرمهای سازمانی
- مدیریت مکاتبات اداری
- کاملا تحت وب
- فکس، ایمیل، پروتکل ECE و پنل پیامک
- کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری
- جستجو و گزارشهای پیشرفته
- خدمات پشتیبانی شامل نصب، آموزش رایگان
- قیمت بسیار منصفانه نرم افزار اتوماسیون اداری
- تضمین کیفیت و امنیت اطلاعات سازمان
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری است که برای یکپارچه‌سازی و متمرکز کردن وظایف و فرایندها در سازمان خود به آن نیاز دارید. با استفاده از این نرم افزار کلیه امور از جمله ثبت و گردش مکاتبات به‌صورت الکترونیکی و بدون نیاز به جابه‌جایی فیزیکی نامه و پرونده‌ها صورت خواهد گرفت.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب کلیه روش‌های سنتی، طولانی و پر از کاغذبازی را در سازمان شما کنار زده و با سرعت، دقت و ضریب امنیت بالا، از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد جلوگیری می‌کند. کمتر شدن حجم استفاده از کاغذ و رهایی از کارتابل‌های پر از تسک‌ها بررسی نشده، تنها بخشی از مزیت‌هایی است که با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نصیب سازمان شما خواهد شد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون یک استاندارد جهانی است. اغلب سازمانهای متوسط، بزرگ و روبه‌رشد در جهان مجهز به حداقل یک اتوماسیون اداری هستند.
تنها یکی از امکانات ویژه بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا BPMS است.
امکانات ثبت نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری
- ثبت اطلاعات نامه اداری: شماره اندیكاتور، شماره نامه، موضوع، کلید واژه، رونوشت و ….
- درج فرستنده و گیرنده نامه اداری: اشخاص، شركت ها، ادارات و …
- ثبت نامه های اداری و پیوست های آن: عطف، پیرو، و …
- امکان پیوست انواع فایل ها: PDF ، Word ، Excel و …
- تعریف چارت سازمانی درختی(درون و برون سازمانی)
- اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم اتوماسیون: نوع (فاكس،و …)، طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و … )، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی)، وضعیت ( اصل، كپی و … ) و …
طراحی قالب نامه اداری Word در اتوماسیون اداری سیمیا
- تایپ نامه توسط ویرایشگر Microsoft Office 2013 به بالا
- امكان تعریف الگو های متنوع برای نامه ها در نرم افزار اتوماسیون
- ذخیره قالب و متن فایل های Word در پایگاه داده
- گروه بندی الگوی نامه برای دسترسی سریع و اعطای مجوز به کاربران
- امكان تعریف الگوهای مختلف برای هر دبیرخانه
- تایپ مستقیم از داخل اتوماسیون اداری
- ارتباط با بانك های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
دریافت و ارسال نامه ها از طریق فکس در اتوماسیون اداری
- ارسال و دریافت نامه از طریق فاکس و اعلام تعداد دریافتی
- امکان مشاهده و مانیتورینگ فاکسهای ارسالی
- قابلیت تبدیل فاکسهای دریافتی به نامه ی وارده
- قدرت مجزاسازی فاکسهای دبیرخانه های مختلف
- تعریف خطوط فکس و تعیین سطح برای دریافت و مشاهده
- تفکیک فاکسهای دریافتی بر اساس خوانده شده / خوانده نشده
- امکان تفکیک فاکسهای دریافتی بر اساس تعیین بازه زمانی
- قدرت دریافت و ارسال فاکس به طور مستقیم از داخل برنامه
مدیریت پست الکترونیک (ایمیل) در اتوماسیون اداری
- تعریف آدرس ایمیل سازمانی و قابلیت اتصال به Mail Server
- مشاهده ایمیل دریافتی و ارسالی و حذف شده در اتوماسیون اداری
- بازیابی ایمیل های حذف شده و تعیین دسترسی روی ایمیل ها
- مرتب‌سازی براساس:خوانده شده و خوانده نشده و ECE
- مرتب‌سازی ایمیل‌ها براساس فرستنده، گیرنده، عنوان ایمیل و …
- ایمیل نامه‌ها از درون کارتابل از طریق ارسال نامه
- ایمیل نامه‌ها از داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری
- تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3 وIMAP برای دریافت
- تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های Smtp برای ارسال
تعریف اتوماسیون و مزیت های آن
در ابتدا از نظر لغوی معنی کلمه اتوماسیون را ریشه یابی کنیم. این کلمه اصالتا یک لغت یونانی است که از دو واژه
“automatic” و “operation” به ترتیب به معنی اتوماتیک و عمل کردن گرفته شده است. در واقع اتوماسیون به معنی
عملکرد دستگاه ها بدون دخالت انسان است.
ورود اتوماسیون به دستگاه های صنعتی چند مزیت عمده در زندگی بشر داشت:
– افزایش راندمان کاری
– کاهش میزان نیاز به نیروی انسانی
– کاهش میزان خطا در کار و افزایش دقت
– نگهداری از تجهیزات با کیفیت و ایمنی بیشتر
– امکان تکرار فرآیندهای مختلف با همان کیفیت قبلی
– ارتقا کیفیت محصولات تولیدی
– کاهش میزان زباله ها و پسماندهای ناشی از تولید از طریق استفاده بهینه از متریال
– کاهش میزان فشارهای روانی و جسمی بر روی نیروی انسانی
امروزه اتوماسیون هم در صنعت و هم در کارهای اداری بسیار نقش آفرینی می کند و پیشرفت علم به مرحله ای رسیده
است که بدون وجود اتوماسیون نمی توان به فعالیت های صنعتی و اداری پرداخت.
کاربرد اتوماسیون در صنعت
همانگونه که بیان کردیم مهمترین کاربرد اتوماسیون در صنعت است. امروزه تقریبا تمامی کارخانه ها و اماکن صنعتی، سعی بر این دارند که تمامی قسمت های محیط کاری خود را اتوماسیون کنند تا از این طریق مدیریت بهتر و آسان تر انجام گیرد. در این راستا چند اقدام مهم انجام گرفته است:
1- روباتیزه کردن
در اولین قدم، بشر از ابزارهای کنترلی همانند رایانه برای مدیریت تجهیزات خود استفاده نمود و به طور هوشمند توانست فعالیت های صنعتی خود را تحت کنترل یک هوش مصنوعی قرار دهد. ضریب خطای سیستم های کامپیوتری بسیار پایین است و همین مسئله باعث شد سریعا بتوانند در زندگی بشر و در امر صنعت خود را نشان دهند.
2- مکانیزه کردن
قدم دوم، جایگزینی ماشین به جای نیروی انسانی است. انسان ها پتانسیل مشخصی برای کار در روز دارند و هر چه ساعات کاری بیشتر می شود، انرژی آن ها تحلیل رفته و راندمان کاری افت خواهد کرد. ورود ماشین های جایگزین نیروی انسانی، پیشرفت بزرگی در علم بود.
ماشین آلات و تجهیزاتی که راندمان کاری بسیار بالایی داشته، خطای آن ها نسبت به انسان به مراتب بسیار کم و ناچیز، استهلاک کم و… باعث شد که انسان ها به مکانیزه کردن تجهیزات خود بیشتر ترغیب شوند.
آنچه که به عنوان هدف اصلی اتوماسیون شناخته شده است، ایجاد هدف واحد و یکسان بین دستگاه ها، شبکه ها و تمامی سیستم های کارخانه و محیط کار است. شما یک سیستم کاملا اتومات را طراحی می کنید که حتی تنها با یک کلید، کل سیستم شروع به کار خواهد کرد.
یک سیستم اتوماسیون چه وظایفی دارد
تا این قسمت از مقاله شما با کارایی های اتوماسیون در سیستم های ادرای و صنعتی آشنا شدید اما به نظر شما یک سیستم تمام اتومات به چه منظور طراحی می شود؟
1- اگر بخواهید تمامی بخش های کارخانه و یا اداره را تحت کنترل خود داشته باشید.
2- لازم است بتوانید بین تمام قسمت های محیط کار ارتباط برقرار نموده و اطلاعات را مبادله کنید.
3- شما می تواند با کمک اتوماسیون، بین نیروی کاربران و محیطی که تحت کنترل است، ارتباط برقرار کنید. در واقع فعالیت کاربر نیز تحت کنترل شما قرار می گیرد.
اتوماسیون اداری
سیستم خودگردان در اداره ها سرعت فعالیت ها را افزایش داده است. امروزه تقریبا تمام ادراه های دولتی فعالیت های خود را اتوماسیون نموده اند تا کارشناسان بتوانند در هر مکان، به راحتی امور را کنترل نمایند. مهمترین کاربرد اتوماسیون ادراری، در سازمان آموزش و پرورش است.
در هر استان اداره آموزش و پرورش کل، به کمک همین اتوماسیون اداری می تواند فعالیت های آموزشی، پژوهشی و اداری در تمامی مناطق را تحت کنترل داشته باشد بدون اینکه نیاز به سرکشی حضوری وجود داشته باشد. مهمترین مزیت های اتوماسیون اداری عبارتند از:
1- کاهش فعالیت های نیروی انسانی و در نتیجه افزایش راندمان کاری کارمندان
2- کاهش میزان مصرف کاغذ از طریق ارسال نامه، بخشنامه و… با اتوماسیون
3- مدیریت زمان و صرف وقت برای امور ضروری تر
4- کنترل اداره های ذیربط از راه دور و در هر زمان از ساعات کاری
5- عدم نیاز به اشغال فضای فیزیکی برای نگهداری پرونده ها
6- برقراری راحت تر ارتباط با ارگان های دیگر
7- سرعت در اطلاع رسانی
نکاتی که برای استفاده از خدمات اتوماسیون باید در نظر گرفته شود
خوشبختانه همگام با پیشرفت علم، امروزه تقریبا تمامی کارخانه ها و ادارات تمایل دارند از سیستم های اتوماسیون در حوزه کاری خود استفاده کنند. اما لازم است قبل از خرید به چند نکته توجه کنید:
1- به سراغ شرکت هایی بروید که خدمات خود را در بازه های زمانی طولانی مدت گارانتی می کنند. در این صورت اگر در مدت استفاده از سیستم اتوماسیون دچار مشکل شدید، نیازی به پرداخت هزینه نخواهد بود.
2- حتما با مشاورین خود و یا مشاورین فروش شرکت ارائه دهنده، مشورت کنید. شما باید در ابتدا هدف خود از خرید را مشخص نمایند تا متناسب با کاربری مورد نظر، بهترین سیستم برای شما طراحی گردد.
3- توصیه می کنیم هر آنچه نیاز شما برای اتوماسیون است قبل از راه اندازی سیستم تعیین شود چون اگر بعد از اتمام کار، مواردی به ذهن شما برسد ممکن است مجددا نیاز به طراحی جدید باشد.
4- اکیدا توصیه می کنیم برای راه اندازی سیستم اتوماسیون از فرد متخصص کمک بگیرید و بهترین کار، کمک گرفتن از کارشناسان شرکت ارائه دهنده است چون اگر در حین فعالسازی دچار مشکل شود، مسئولیت آن برعهده خود شرکت خواهد بود.
اتوماسیون (automation) چیست؟ (اتوماسیون صنعتی-اتوماسیون اداری)
اتوماسیون (automation) از دو کلمه ی automatic و operation تشکیل شده است که به ترتیب به معنای خودکاری و عملیات است. اتوماسیون در لغت به معنای خود کنترلی است و در اصطلاح به شکلی از تکنولوژی می گویند که به کنترل و نظارت به عملیات مختلف از جمله تولید ، نظارت به کیفیت محصول و خدمات و … می پردازد.
اتوماسیون نوعی ماشینی سازی در فرایند است، در نتیجه ماشینی سازی مقدمه ای برای به وجود امدن اتوماسیون صنعتی بود. اتوماسیون به کمک ماشین ها برخی از عملیات انسانی را به عهده می گیرد. این عمل باعث افزایش سرعت تولید به میزان قابل توجهی می گردد. اتوماسیون از طریق یکپارچگی سیستم های مختلف و به کمک فیدبک های گرفته شده از کنترلر ها به خود کنترلی می پردازد.
نرم افزار اتوماسیون و امنیت کار
در زمینه امنیت کار تقریباً همه با اتوماسیون موافقند. چرا که در بسیاری از صنایع که برای انسان خطراتی وجود دارد (نظیر صنایع شیمیایی و اتمی) این سیستم از جایگاه والا و مؤثری برخوردار است. در عین حال در بسیاری از صنایع میزان دقت لازم به هیچ وجه توسط انسان دست یافتنی نیست. در اینگونه محیط ها نیز فقط باید از دستگاههای اتوماتیک و کنترل شده توسط کامپیوتر استفاده کرد.
اتوماسیون و انعطاف پذیری
تصور کنید مالک کارخانه ای هستید که بازار از محصولاتش اشباع شده است، یا کالای شما دیگر خریدار ندارد و یا به هر دلیل دیگری قصد دارید محصول دیگری تولید کنید. برای این کار شما باید تمامی دستگاههای خط تولید را تعویض کرده و به عبارت دیگر باید هزینه بسیار زیادی را برای جلوگیری از ضرر بپردازید.
اما اگر به روی خط تولید خود یک سیستم اتوماسیون صنعتی را پیاده سازی کرده باشید و وظایف عمده ی ساخت را به روباتها محول کرده باشید، برای تعویض محصول تولیدی تنها کافیست نرم افزار شبکه خود تغییر داده و اندکی در سخت افزار خود دست ببرید؛ به عبارت دیگر با اتوماسیون صنعتی می توان از زیان های بزرگ و در واقع از ورشکستگی فرار و تنوع در تولید را ایجاد کرد.
اتوماسیون اداری
خودکارسازی اداری مجموعه‌ای از روش‌ها برای ثبت و نمایش و مدیریت روندهای اداری، فنی و مالی می باشد اما با وجود گذشت سالها از بکارگیری نرم افزارهای مکانیزه اداری و مالی در سازمانها, هنوز امور اداری و دفتری و گردش اسناد اغلب به طریقه سنتی انجام می گیرد.
سرعت پایین، افزایش بوروکراسی غیر نیاز، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روش سنتی با نرم افزارهای یکپارچه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها میگردد. اتوماسیون اداری که دربرگیرنده سیستم های مالی, پرسنلی, اداری, بایگانی و فنی باشد و در یک مجموعه متمرکز و مرتبط قابل استفاده باشد سیستم ERP – Enterprise Resource Planning نیز میگویند.
برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب میشود تحقیقات گروه (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار) نشان می‌دهد سازمانهای سنتی حتی موسسات موفق و مطرح جامعه, عملا تنها از 30 درصد منابع انسانی خود استفاده میکنند و از 70 درصد دیگر غیر از اتلاف وقت و سربار هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
نگاه کلی به اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.
بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.
حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری ازعمده ترین ویژگی های به کارگیری این نرم افزار اتوماسیون است.
تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری
هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل میگردد و این اهداف، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند.
با توجه به اینکه نتیجه اهداف، اندیشه‌ها، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری میشود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی میباشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب میگردد.
از این رو سیستم های مکانیزه، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند.
اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی می گردد.
سیستم مکاتبات اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. این سیستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دریافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد.
هدف از پیاده سازی این سیستم، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است، بایگانی الکترونیکی، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی می باشد.
امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده ازروش های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.
